Incluso con el uso generalizado de la tecnología en todos los sectores, la destrucción segura de papel sigue siendo una necesidad para que las empresas puedan eliminar de forma segura los documentos confidenciales que ya no necesitan. Puede que piense que es más fácil y rentable gestionar la destrucción de papel de su empresa internamente. Sin embargo, hay costes ocultos en el enfoque de «hágalo usted mismo», que lo hacen menos económico de lo que podría pensar. Algunas áreas en las que pueden surgir costes ocultos son
Seguridad – Si los documentos confidenciales no se destruyen por completo al eliminarlos, podría aumentar las posibilidades de robo de datos y de incumplimiento de la normativa. Las destructoras estándar para oficinas domésticas no son tan minuciosas en su proceso de destrucción, ya que cortan el papel en tiras verticales u horizontales, que pueden volver a montarse fácilmente. Cuando el papel se destruye de esta manera y luego se tira a un contenedor normal, los ladrones pueden recuperar y reconstruir los documentos para utilizarlos con fines nefastos, poniéndole a usted o a su empresa en peligro.
Productividad – Cada minuto que el personal pasa preparando y pasando el papel por la trituradora de la oficina es tiempo que no está dedicando a tareas críticas, y esto podría costarle dinero a su empresa. La destrucción de papel por cuenta propia es un proceso de varios pasos. Dado que la mayoría de las destructoras genéricas sólo aceptan papel, el personal debe dedicar tiempo a quitar las grapas y los clips y a organizar los documentos en montones manejables. Además, hay que dedicar tiempo a introducir el papel en la máquina, vaciar las papeleras y ocuparse de cualquier derrame. Los atascos de papel -que son frecuentes en las destructoras de oficina- pueden ralentizar aún más la productividad, lo que supone un coste aún mayor para su organización.
Equipos – Además de pagar por el tiempo del personal, también tiene el gasto de comprar, mantener y reparar el equipo. Dependiendo del volumen de papel que necesite destruir, estos gastos pueden acumularse rápidamente.
Seguridad de los trabajadores – Las destructoras de uso personal y de oficina pueden suponer un riesgo para la seguridad de los trabajadores. Si no se manejan correctamente, las personas pueden pillarse las manos, lo que puede provocar lesiones graves que van desde laceraciones hasta amputaciones de dedos.
Un enfoque diferente podría proporcionar un mayor rendimiento de la inversión
Cuando trabaja con una organización que proporciona destrucción certificada de documentos, como el servicio de destrucción de información de Safetydoc, puede mejorar la fiabilidad de la destrucción de papel. Cuentan con la certificación necesaria, lo que significa que seguen las mejores prácticas de destrucción de documentos y cumplen con todas las leyes de protección de datos conocidas. Utilizan trituradoras de corte transversal de calidad industrial para transformar los documentos de papel en pequeños trozos similares al confeti, que no pueden reconstruirse, limitando así las posibilidades de robo.
También le ayudan a aumentar la eficiencia, liberando a su personal para que se centre más en las tareas que aportan ingresos a su negocio. Su personal, con formación en seguridad, se desplaza a su oficina a horas programadas para recoger los documentos y destruirlos in situ o en una instalación cercana, manteniendo una cadena de custodia segura durante todo el proceso y entregando un Certificado de Destrucción una vez que los materiales están totalmente destruidos. Dado que sus trituradoras industriales son de su propiedad, las revisamos y las mantenemos, no hay costes de equipo para usted ni riesgo de lesiones para el personal.
En resumen: Al utilizar un servicio de destrucción certificado como Safetydoc, puede agilizar la destrucción de documentos y eliminar el riesgo de la ecuación, haciendo que el proceso sea más rentable en general.